ITを使うことで手間を減らすことができます。ただ、慣習にとらわれているとやらなくていい仕事を減らすことはできません。割り切りは必要です。
じぶんだけでなく、相手の方の手間を減らすこともできます。
車庫証明のために必要な資料とは？
車を買う場合や買い替えの場合には車庫証明を取る必要があります。その手続きを管轄するのは警察。
じぶんでやることもできますが、正直めんどくさく…。
ディーラーにお願いするケースがほとんどでしょう。
ただ、駐車場を借りている場合、じぶんでやらないといけない手続きもあります。それが「保管場所仕様証明承諾書」という書類。
「この駐車場をまちがいなく貸しているよ」という証明書を貸主の方にサインしてもらう必要があるのです。しかも使用者欄以外は貸主の方にサインしていただく必要があります。ほとんどです…。
すると、オーナーなり、管理会社になりサインしてもらう必要があるわけです。さすがにはんこはいらないですけど。
そもそも、不動産を借りていて貸主に会うことなんてまずありません。管理会社にお願いするにしても管理会社→オーナー→管理会社→借主と時間がかかりすぎます。
そんな中、その流れを断ち切ったサービスを利用しました。
ITを使うことは割り切るということ
利用したのは「パークダイレクト」というサービス。
通常は駐車場料金のカード決済代行のサービスなのですが、このサービスのマイページから「保管場所仕様証明承諾書」の申請ができました。ただ、パソコンでもスマホサイズになるのは惜しいなという感じですけど。
契約中の駐車場を選んで、「手続きをする」を選ぶと、
現在の情報が表示されます。ちなみに貸主の方の名前は表示されていましたが、住所は入力のない状態でした。個人情報を考えれば妥当でしょう。
ただ、契約書には記載がありますし、その流れからすると表示されていてもおかしくないわけですが、必要な情報ではないので、省いているわけです。
さらに送付先を本人だけでなく、別の送付先を選ぶことができます。もし、本人しか証明書を受け取れないとすれば、いったん本人が受け取ってから、ディーラーに郵送する必要があります。封入や投函の手間を考えると二重の仕事です。
ただ、管理会社からディーラーなどに直接郵送先を選べることで、本人の出番はなく、二度手間をなくすことができます。これを本人がネットで入力しているのですから、問題などありません。世の中、本人じゃないとNGというやりとりは山ほどあります。なのでこれは意外とできることではないかなと。
手数料はクレジットカード決済で。
手続きが終われば本人にはメールが届きます。また、申請したものが管理会社にメールで届き、申請書をプリントして投函するという流れです。
結果、すべてパソコンで完結。わたしが管理会社に伺うことも、貸主の方にサインもらう必要もありませんでした。
ちなみに受取希望日は最短で1週間後しか選べなかったのですが、その後にメールが来て本日書類をポストに投函していただけたそうです。ネットでやりとりだからこそのスピードです。
しかも、証明書以外に必要になると聞いていた駐車場の地図などの資料も同封していただけたとのこと。わたしがやらないといけないと思っていたのですが、確認したところやっていただけていたとのこと。
ということで、ネットで登録した情報はわたしの住所と名前だけ。あとはすべて自動入力で証明書が完成しました。素晴らしいです。
最初は
・手書きじゃないとNG
・貸主に手書きしてもらう必要がある
・警察で筆跡でバレると通らないこともある
という話を聞いて、「手書きもやりとりもめんどくさい…」ともやもやしていたのですが、ネットで手続きできましたし、筆跡も気にしなくてもいいわけです。
で、証明書を受け取る警察でも、手書きで読めない、筆跡をチェックする必要もないわけです。
ITを使うことで、
・貸主の方
・管理会社
・わたし
・警察
のすべてで手間が減らせています。ITを使うことは本人のみならず、お客さまのためにもなります。
それにしても、筆跡の壁や本人受取の壁などあったわけですが、パークダイレクト、よくぞ割り切ってくれました。
お客様にも喜んでもらえるIT
ITを使うことでお客さまに喜んでもらえる可能性があります。
じぶんの効率化だけでなく、お客さまにとっても負担を減らせることがあるわけですから。
・やりとりはメールで
・Dropboxでファイルを共有する
・GASでチェックリスト
・Excelでしくみづくり
・プログラミング
・Webゆうびん
などなどこれまでにITで喜んでもらえたこともたくさんあります。
いっしょに使うことでお互いに使えるようになり、結果としてやりとりの効率化もできます。
ただ、それにはITを使うことに前向きな方と仕事する必要はあります。
ITで何ができるのか？は試してみることから。積極的に使っていきたいものです。
【編集後記】
昨日は税理士業を多めに。株価評価、法人の月次など。夕方に長男(9)のサッカー教室へ迎えに行こうとしたら、長女(15)の自転車が学校の帰りにパンクしたというので、クルマに載せてJOYに搬送することに。戻ってきたら長男(9)が帰っていて「きょう、見に来たらよかったのに」と。聞けば4ゴール1アシストだったとか。残念に思いつつも長女(15)の自転車を引き取りにまたJOYへ。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
パンク修理で自転車をクルマで搬送
