ペーパーレスとは、紙を使わないということ。わたしはペーパーレスで仕事しています。それなりにメリットはあり、紙以外にも減らせるものもあるのです。
3つ挙げてみました。
手間が減る
紙をなくすには、それなりに環境を整える必要があります。
・紙を捨てる
・紙のやりとりをしない
・紙を生まない
そのためには、道具の準備も欠かせません。わたしが考える道具とはディスプレイとペンで書けるタブレット。
わたしはLGのウルトラワイドディスプレイとiPad Pro（2024）、Apple PencilProを使っています。
「紙でチェックするのがいい」
「紙のイメージで確認したい」
「紙の形式でやりとりしたい」
といったことを捨てるには、紙でなくファイルで保管。
それによってディスプレイで目視できる、ペンで書くという仕事のやり方を選べます。
そして、紙とファイルの最大の違いは手間。
紙は手間がかかります。プリントしないといけませんし、保管場所も必要。いらなくなったら紙のヤマをシュレッダーにかけないといけません。
また何かしら情報を見たいと思ったときには、紙をめくって探さないといけません。
でも、ペーパーレスにすればファイル。保管場所はDropboxなどのクラウドでいいわけです。捨てるときはファイルを削除すればいいので一瞬です。
必要な情報を探すなら検索ですぐに見つけることができます。
ペーパーレスにすれば、保管の手間、捨てる手間、検索の手間などを減らすことができます。
重さが減る
紙を使ってい仕事をしていると、紙を持ち出すことにもなります。
となれば、紙は荷物になります。
1枚ならともかく、5枚、10枚となるとけっこう重い…。
また紙は折れるもの。お客さまに渡す資料であれば、リュックの中でクシャクシャにならないかどうかも気にしなければいけません。
するとクリアファイルに入れたり、ファイルに閉じて持ち歩くことになりますから、重さは増します。
持ち出すにも管理がめんどくさいのが紙。
これがペーパーレスになればどうか。紙の代わりにPDFファイル。
ファイルサイズはあっても、持ち運びの重さはゼロです。
またPDFファイルはサイズを圧縮できます。
ファイルサイズを圧縮するパターン。（PDFファイル・画像・動画） | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
結合したPDFファイルをさらに圧縮する方法 [Mac・Windows対応] | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
ファイルサイズを小さくできるのでクラウドストレージにも収納しやすい。
ということで、重さが減るのもペーパーレスの大きなメリットです。
プリンターが減る
ペーパーレスにするとスペースの確保もできます。
紙の保管場所はもちろんですが、プリンタを使わなくてよくなるのです。
わたしは独立当初はプリンタを使っていましたが、もう何年もプリンタを使っていませんし、すでにプリンタをもっていません。
プリンタがなければ、紙をトレイにいれなくてもいいですし、紙詰まりに対処することもなくせます。
プリンタのトナーやドラムを買うこともないのです。
そうはいっても、プリントする必要が出てきたらどうするの？と思われるかもしれません。
それを考えていたらプリンタはなくせません。思い切って捨ててしまえばペーパーレスに踏み切れます。
それでも、過去には子どもの学校の関係とかでどうしてもプリントする必要にせまられることもありました。
その場合には、コンビニのネットワークプリンタでやります。「わざわざコンビニ行くの？」という声も聞こえてきそうですが、部屋も広くないので、可能性の低いことのためにわざわざプリンタを置いておくのは避けたいという考えです。
ということでペーパーレスにすれば減らせることはいろいろあります。思い切ってプリンタを部屋からなくす、あるいは捨てるところから始めてみてはいかがでしょうか。
【編集後記】
昨日は法人の決算など税理士業を中心に。夕方に長男(9)の習い事がなかなか終わらず、わたしがお迎えに。戻ってくるなり、「サンタさんにもらうもの決めたよ」「カメラにしたよ」と。「えっ？どういうの？」と聞いてみたら「おとうさんのよりちょっといいやつか安いやつ」と。「いやいや、さすがにサンタさんも予算オーバーでしょ」とひとまずスルーしましたけど、帰ってから妻に言ったらさすがにNGでした。おとうさんのを貸します。夜はUNO FLEXを。やり方から勉強して2回だけ。おもしろいですがカードの効果を覚えるのがタイヘンそうです。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
UNO FLEX
Ideogram 2.0
