経理をやるのにExcelを使うことをおすすめしています。
その理由についてお話します。
経理でおすすめすること・しないこと
フリーランス、会社を経営していれば、経理は必要。
その経理はじぶんでやることをおすすめしています。
毎月の数字をチェックすることで現在地がわかりますし、その数字をもとにこれからを考えることもできます。また、年1回の税務申告をするにも最終的に経理をしたうえで数字をまとめないといけません。
数字に触れたことがほとんどがなければ、より経理をじぶんでやることをおすすめしています。数字に慣れるためにも。
ただ、数字をチェックする前段階として経理をやる必要があるわけですが、会計ソフトで経理をやるとなるとやり方は限定されます。
こういう画面に1つずつ入れていくしかありません。
会計ソフトで入力まですべてを完結させようとすると限界があります。
経理はじぶんでやるのがおすすめですが、会計ソフトだけで経理することはおすすめしていません。クラウドでデータ連携できるとしてもそれ以外の取引もありますし、入力には手間がかかるので。
経理のやり方は工夫してもいいところです。
過程までは問われない
会計ソフトでの入力にはいらないルールがあります。
・借方の科目と貸方の科目、税区分をそれぞれ選択する
・金額は借方と貸方と2つ入力する
・日付を「0619」というようにゼロを入力しないといけない
・入力欄を1つずつもれなく入力しないといけない
これらは会計ソフトで入力をするなら避けられません。ただ、Excelを使えばこれらは気にする必要はなくなります。
日付もExcelで入力するように「5-31」と入力すれば日付データになります。会計ソフトのように簿記のカタチを気ににする必要もありません。
マクロを使えば表形式に数字を入力するというやり方もできます。
マクロを使わずとも、XLOOKUPなどの関数を使えば、入力する項目を少なくすることはできます。
わたしがしくみをつくる場合は、金額を入れるセルも１つだけです。借方も貸方も同じ金額ですし、お客さまがExcelで入力したいという場合も含めて、なるべく入力数を少なくしています。
最終的に仕訳のデータとして会計ソフトにインポートできれば問題ないわけですから、別に仕訳の形式じゃなくてもいいかなと。
インポートするときのデータの形式には一応の決まりがありますが、その過程は問われません。
Excelマクロを使うとより効率化できますが、プログラミングなしでもExcelで入力の手間を少なくすることはできます。
お客さまにもご希望があればExcelで入力してもらってインポートしてもらっています。
会計ソフトにインポートする以前のやり方は決まっていないから、工夫次第です。
効率を考えてみると
人が紙を見ながら入力するのと、Excelなどでデータをコピーや関数などを使い、さらにはプログラミングを使って入力するのとでどちらが正確で処理が早いか？
人はミスをしますし、計算スピードもITにはかなわないでしょう。仮にExcelへの入力にミスがあったとしてもデータならすぐチェックできます。
Excelに入力する手間はあっても、会計ソフトに取り込む時間はわずかです。
それならばなるべく紙を見て入力することをなくし、データでインポートをするという選択肢は欠かせません。
経理の入力にかけていた時間を減らせれば、その分は数字をチェックする時間に利用することもできますし、それ以外のことをやる時間もつくれます。
経理は仕事を続ける限りはずっとついてくるもの。やり方にはこだわっておきましょう。
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【編集後記】
昨日は個別コンサルティング3コマ。経理のやり方の見直し相談など。マクロもちょっと入れました。そのあと帰りに新しくできた施設のパン屋に寄ろうとしたら行列だったので「うっ」となってやめました。その奥に進んだところに広大な田が広がっていたので写真を。写真を撮っていたらそばにさぎが停まったのでバレないようにそぉーっと撮りました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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