計算するのにExcelを使いますが、同じようなツールにGoogleスプレッドシートがあります。
どちらも同じようなことができるので、Excelを使うことが多いのですが、スプレッドシートを選ぶこともあります。その1つがチェックリストの共有です。
Excelと似ているGoogleスプレッドシート
Excelとスプレッドシート。どちらも計算ソフトという点では共通です。これがスプレッドシートの画面、Excelとよく似ています。
スプレッドシートはExcelに比べると利用されている方は少ないかもしれません。
計算するだけならExcelでできます。
ただ、Excelを利用していない場合には、スプレッドシートが選択肢になります。
そのスプレッドシート。
以前はExcelに比べると操作性にかなり難があったのですが、最近はExcelの操作性に近づきつつあります。
コピペはもちろん、
・検索と置換え
・上のセルのコピー（Ctrl+D）
・オートフィルター
・テーブル
・ピボットテーブル
・条件付き書式
などExcelでできる操作がある程度できて、使いやすくなっています。それでいて無料です。
さすがに操作性はExcelのほうが上ですが、スプレッドシートもGAS（プログラミング）を書けたり、Googleフォームのデータを連携させてデータとして残せるなど、強みもあります。使っておいて損はないでしょう。
ただ、スプレッドシートのほうが使いやすい点もあります、その1つは「共有」。右上の「共有」からリンクをつくって送るだけです。
共有する範囲も編集できるようにするかも設定できます。
DropboxでExcelを同時に触ってしまうと競合ファイルができてしまうのですが、スプレッドシートは「共同編集」が前提。同時にファイルに触ってしまっても問題ありません。
右上の「共有」ボタンからリンクをサッと送れる操作性、ブラウザー上で操作でき、Chromeからファイルを開くことができるのも魅力です。
スプレッドシートでチェックリスト共有
お客さまとチェックリストを共有するのにも、スプレッドシートを使っています。
チェックリストを使うことで、何をチェックすればいいのかがわかりますし、以前にミスしたところをチェックリストに追加することで、ミスを防ぐことができます。
ひとりで仕事をしているので、チェックリストをつくっています。誰もチェックしてくれる人はいませんから、チェックリストをつくることで、対策の1つになります。
・リアルのセミナーをやるとき
・旅行に行くとき
・申告書をつくるとき
GoogleKeepでチェックリストをつくって確認しています。
お客さまとの仕事では、チェックリストをスプレッドシートでつくっています。
経理でどこをチェックするといいか？注意したいポイントなどを載せています。
・預金残高がネットバンクと一致しているか？
・発生基準で売上や経費をもれなくいれたか？
・前受金を売上に振り替えてあるか？
などなど。
口頭で伝えてもいいのかもしれませんが、記憶はそれほど頼りにならず、同じことをやりとりする可能性があります。
チェックリストにしておけば、毎回聞かなくてもリストを見れば過去の問題を解決できることもあり、どこをチェックすればいいかの視点も共有できます。
チェックボックスはなくてもいいのかもしれませんが、お客さまのリクエストでつくりました。すべてチェックが終わっているかどうか確認したいということで。
スプレッドシートだとチェックボックスをExcelよりカンタンにつくれます。（挿入→チェックボックス）
口頭だとどうしても忘れることもあるでしょう。
リストにしておけば、お互いに何度も同じことを聞いて、同じことを説明するという流れをなくせます。（説明したほうがいいのかもしれませんが。）
会計ソフトのようにブラウザで操作する仕事の場合には、同じブラウザで確認できるスプレッドシートのほうが相性がいいかなというので使っています。
Excelとスプレッドシート どっちも使う
Excelもスプレッドシートも計算できるツールではあるのですが、それぞれに持ち味が違います。
Excelは操作性が魅力ですし、スプレッドシートはブラウザ経由で操作でき、Googleのサービスと連携しやすい点が魅力です。
一緒に使う方がいれば好みに合わせることもできますし、共有しやすい点を考えると、スプレッドシートもある程度使えるようにしておくと、選択肢が増やせるのでおすすめです。
以前にスプレッドシートをExcelに連携するのも記事にしています。
GoogleスプレッドシートをExcelに自動連携する方法。 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
どちら一方だけでなく、両方を比較しながら使ってみると、違いもわかって楽しめます。
【編集後記】
昨日は税理士業、セミナー準備などを。夕方に長男(9)のサッカー教室のお迎え。そのあと学校に忘れ物をしたので、一緒に取りに行きました。夜は家族会議で7月に旅行の予定を入れました。滋賀も候補になりましたが、ちょっと遠征して初の島根、姫路に。以前から狙っていたので楽しみです。
【昨日の1日1新】
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