経理を楽しくするための1つにExcelを使ってみるのがおすすめです。
Excelを経理で利用するメリット、効果についてお伝えします。
入力を効率化できる
会計ソフトではネットバンクなどのデータを連携できますが、すべてがそれで完結できるわけではありません。
データ連携に対応していない取引もあり、入力もある程度は必要です。
その入力をどうするかですが。
会計ソフトで入力するなら、この用意された枠にすべて入力しないといけません。
日付も「0823」のように「0」をつけないとエラーになるソフトもあり、仕訳を1つ登録したらまた次の登録ではイチから日付、科目から選び直す必要があります。手間がかかります。
仕訳辞書があったとしても、入力しやすいとはいえません。わたしは。
そこでExcelの出番です。
Excelを使って入力した場合は、インポートをすることになります。
Excelを使うと、仕訳のカタチで入力することにこだわらなくても大丈夫です。
たとえば、表に入力しておき、表のデータを仕訳データに反映させてインポートすることもできます。
日付も「8-23」と入力すれば、8月23日と認識しますし、会計ソフトの入力にあるように同じ金額を2つも入力しなくてもいいのです。
Excelで関数を利用して日付、金額など毎回変わる最小限のデータだけを入力とし、科目や税区分はExcelの関数で自動に反映するように設定できます。
またExcelならデータのコピーなどできるため、1つずつの仕訳を登録するのではなく、まとめて仕訳データをつくることができます。
ということで。Excelをつかえば、経理の入力の負担は減らせます。
数字をチェックしやすくなる
次に数字の分析です。
会計ソフトには分析用の機能もありますが、正直どれも使いやすいとはいえません。
見たいと思うデータがグラフで見れなかったりしますし。
パッと見れていいかなと思うのは推移表くらいです。
そこでおすすめしたいのが、会計のデータをCSVファイルでダウンロードして、Excelで分析する方法。
会計ソフトは、1年ずつデータが区切られていますので、複数年の動きがみにくいです。
Excelなら複数年のデータを1つのシートにまとめておけますし、グラフを利用して複数年の比較もできます。気になるデータなら何でも、棒グラフだけでなく、折れ線グラフで複数年の推移を見ることも自由。
これまでの歩みを確認すると、山あり谷ありを実感できて、それはそれで楽しめます。
分析にもExcelを使ってみましょう。
見た目が整う
仕事をするときには見た目も大事です。やはり見た目がいいほうがモチベーションもあがります。表示、非表示をさっと切り替えたり、データバーを使って、推移表にグラフを表示させることもできます。
数字でチェックするのが苦手という場合でも、Excelを使えばやりようはあります。
グラフでもチェックができますから、目に止まりやすくはなります。
じぶんの成果を数字で見て振り返れる
会計ソフトで見てみてもわからなかったことがExcelで気づけた
など、もあり楽しめます。
一生モノの経理スキルを身につけるのには、苦手意識はなくしていいもの、最初は誰しもあるもの。
それよりは敷居を下げる工夫と楽しみが必要です。
その工夫として、Excelを経理にも利用してみるのがおすすめです。
ぜひやってみていただければ。わたしもお手伝いはさせてもらっています。
【編集後記】
昨日は法人の決算など税理士業、打合せなどを。夜は花札を3人で。短時間ですがここのところ毎日、飽きないようです。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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