経理を効率化するにはインポートは欠かせません。
とはいえ、「失敗したらどうしよう」と考えてしまいインポートをためらってしまうという声も。
もし、ダブりでインポートした場合の対処法をしっておけば、チャレンジしやすいです。
経理の効率化をするには？
クラウド会計で経理をする場合、ネットバンクやクレジットカードなどからデータを連携できます。
ただ、クラウド会計だからといってすべてデータ連携ができるわけではありません。
データ連携ができないデータもあります。
- データ連携の対象になっていない取引(CSVファイルあり）
- そもそもデータ連携に関係しない取引（減価償却費など）
- 現金払いの取引
といったもの。
では、そういった取引をどうやって経理するか。
考えられるのは、
- クラウド会計ソフトに直接入力する方法
- Excelで加工してインポートする方法
取引が複数あるならインポートを使う方が自由で効率的です。
会計ソフトは1画面につき、1つずつの仕訳を入力することになります。
同じような取引をまとめて経理することができません。
Excelを使えば、同じパターンの仕訳なら関数をつかうなどして仕訳をコピーできますし、
しくみをつくることで金額だけ入力をし、科目や税区分などは仕訳パターンに自動で反映させるということもできます。
入力にはインポートを使うのは効果的ですが、慣れないとミスをすることもあるでしょう。
インポートならでよくあるミスは、ダブリです。
インポートにもミスはあるもの
クラウド会計ソフトにインポートするには、データの形式が正しいことが必要です。
なんでもかんでもインポートできるわけではなく、データの並び順が決まっているのです。
前年度の環境にインポートしようとすれば日付でエラーチェックしてくれます。
ただ、データとして正しければインポートすることができます。
…ということは、前に一度インポートしたデータをカン違いしてもう一度インポートすれば、会計ソフトには反映するということです。
インポートもれというのはなく、ミスをするのは決まって人です。
もちろん、ミスはないほうがいいのですが、人はときにミスするものです。
インポートの場合には、1つ2つの仕訳だけがダブりになるのではなく、複数の取引でダブりになるはずです。
経費がダブリになったら、利益はそれだけ減りますし、売上のインポートがダブれば利益がすごく増えたように見えてしまいます。
それでは判断を誤ってしまう可能性があります。
そうならないようにダブリがあったら、そのミスにすぐに気づけるようにしておきたいものです。
ダブリに気づくには？
インポートしたあとにダブりに気づくには、数字をチェックすることです。
たとえば、推移表を見たときに、売上や経費がじぶんの肌感と明らかに違った金額になっていれば、そこに気づきます。
売上や特定の経費が倍になっていたらさすがに気づくでしょう。
また、クラウド会計ソフトには重複チェック機能もあります。
それ以外にも貸借対照表の残高をチェックするなど、いろいろ角度を変えて気付けるようにしておきましょう。
そして、ダブリがあった場合には、仕訳データを1つずつ削除してはいけません。
データ削除も日付や科目で条件指定をしてまとめてやりましょう。
まとめて処理するというのもトレーニングしておくと効率化にもつながります。
手間をなくすためのインポート、ぜひ試してみていただければ。
【編集後記】
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