経費にする証拠として、レシートをもらうのが通常です。
ただ、ネット取引の場合はレシートをもらえるとは限りません。その場合の解決策についてまとめてみました。
取引を証明するには？
経費にするための証拠として、レシートや領収書を保管しておきます。
この証拠の条件としては、
- 日付
- お店の名前
- 取引内容
- 金額
などの記載があることです。
これは、何も紙の領収書じゃなくても、レシートからでもわかる内容です。
わざわざ「領収書ください」と手書きの領収書をもらわないといけないと思われがちですが、実際はレシートでも取引の証拠になるわけです。
かえって紙の領収書のほうが手書きで間違いがあったり、内容がよくわからない（品代など）、はっきりしないところも多いものです。
それよりもレシートのようにはっきり内容が書いてあるものの方が、取引の信憑性は高いといえるでしょう。
参考までに、お客様の結婚祝金や出産祝金といったものは、レシートはなく、支払いを証明する内容（上記のような内容）メモしておけば経費にすることができます。
とはいえ、レシートが出るということは、店舗取引が前提。
最近はそのレシートすらも出ない取引もあるわけです。その1つがネットを使った取引、いわゆる電子取引です。
スタバのMobile Order & Pay（モバイルオーダー＆ペイ）ではレシートをもらわない
たとえば、Amazonに紙のレシートをもらうということはないはずです。実際は、ネットから領収書を出力することができます。
ネット取引ではレシートをもらうことはまずありません。
となれば、レシートに代わる書類で、取引があったことを証明することになります。
スタバのMobile Order & Pay（モバイルオーダー＆ペイ）。
スマホからSTARBUCKSの公式アプリを使ってコーヒーを注文し、決済をし、その後に店頭に行きます。
ただし、レジに並ぶことなく、直接、受取カウンターでコーヒーをもらうことができます。
お店に入る5〜10分前に注文しておけば、長い行列に並ぶ必要はないのです。
で、このときにレシートをもらうかといえば、通常は商品のやりとりのみでもらいません。
でも、打ち合わせでコーヒーを注文した場合には、会議費にしようとすると、前述のセオリーからするとレシートが欲しいところです。
この点、スタバのHPを確認すると、一応、店員さんに伝えてもらうように書いてあります。
とはいえ、実際に伝えることになるのは、流れからいってもレジにいる店員さんではなく、ドリンクを作っている方、忙しそうにしている店員さんです。
このせっせと注文に対応されている店員さんに「レシートもらえますか？」とお願いするかどうか？
仮にこの店員さんに「レシートもらえますか？」というと、きちんと手を洗って、手を拭いてそれからレジに行く、もしくは他の方にに声をかけるなどの対応はしてくれるでしょう。
ただ、それは時間がかかりますし、モバイルオーダーの威力は半減します。
次に待っている人もいるかもしれない中、流れを停めてしまうことになってしまう。ただでさえ、人が密集しないほうがいいかわけですから。
ただ、経費にするなら証拠になる書類はほしいわけです。そこで決済後に届く注文メールの情報を保管するというのが考えられます。
レシートに記載される内容は、このメールにも同じように記載されています。
- 日付
- 内容
- お店の名前
- 金額
紙の領収書でなくても、レシートのほうがより具体的にわかりますし、このメールをプリントアウトし、取引したことの証拠とするわけです。
電子取引は条件付きで電子データ保存ができるように
この保存方法については、もう少し具体的にルール化されます。
2020年10月から電子取引データについては、次のような要件をクリアしていれば、電子で保存することが可能になります。
- 発行した側でタイムスタンプ（いつ取引したか）がわかるように記録
- もらった側でデータを変更できない
国税庁HPより
電子取引というのは、たとえば次のような取引です。
- メールに添付された請求書や領収書のPDFファイルを受け取った場合
- クレジットカードの利用明細のデータ
- 交通系ICカードの支払データ
- スマホアプリによる決済データを利用したクラウドサービスを利用
今回のように電子メール自体に取引情報が記載されている場合は、電子メール自体を保存する必要があり、PDFでファイルが添付されたメールを受け取った場合は、その添付PDFファイル自体を保存すればよくなります。
訂正や削除ができない、かつ、検索できる状態で保存しておけば、紙で保存しなくてもよくなるわけです。電子取引したものをわざわざ書面で請求書を貰う必要もなくなります。
これまでのガチガチのよりは少しだけやりやすくなるかと。参考までに。
【編集後記】
昨日はオフ。朝から岐阜の金華山へ。半日楽しんで帰宅。戻るとそのままの流れで寝てました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
岐阜 金華山
リス村
岐阜城
