仕事をするのに電話やFAXを使わずに仕事することを選んでいます。電話を使わずに仕事ができるかどうか？と聞かれれば、その答えはほぼできているということになります。
もし、電話が苦手なら連絡する工夫をしておきたいものです。
電話がないと仕事にならない？
電話を使わないようにしています。
電話を使わずに仕事になるの？というなら、その反面、電話があって仕事ができるの？という見方もできます。
電話は便利なようですが、意外とストレスにもつながります。
- 打ち合わせ中に電話が入って「ちょっといいですか？」と。しばらく待つことに…。
- 見たことない番号から着歴があると落ち着かない
- 電話で話している時に、「キャッチ入ったから、じゃあ」「…。」
- 聞きから話すに転じるときに会話がぶつかる
- 「◯時頃なら大丈夫だから」と電話したら出ない
- 自動応答でボタンを何度も押した上で待たされる
このことは、ひとりで仕事をするようになり、時間が限られるようになってより感じることになりました。
突然、連絡はやってくるので、コントロールができないのです。
現在、お客様とはメールやChatWorkなどで連絡をとっています。かといって回数が多すぎるというわけでもないと思っています。
「電話を使わないで仕事できる？」と聞かれることもありますが、問題なく仕事ができているというのが現状です。
文字でのやり取りを選ぶ理由
メールやチャットでのやり取りを選んでいるのは、電話にはないメリットがあるからです。
文字で残る
メールやチャットのメリットは、わかりやすさです。
お客様から質問をもらったときに、電話だとよくわからないということがあります。
言葉だけだと、内容を把握しにくいという面もあるのです。電話だけで理解できるという方もいらっしゃるとは思うのですが、私はこれができない…。
メールであれば、文字で確認することができるため、どんなことが知りたいのか？ ということもわかりやすいです。
これは反対からも同じことで、私が伝えようと思っても、文字の方が伝えやすいですし、場合によっては、ファイルやスクリーンショットの画像を添付したりすることで、 伝えやすくなります。
電話にある説明している途中で、会話がぶつかったりするということもない。（これは私に電話のスキルがないからでしょうが。）
そして、メールやチャットなら過去のやり取りの内容を確認したいときは、検索して確認することもできます。これは、会話で成立する電話にはない特徴です。
自分のタイミングで確認できる
メールやチャットは、電話のような予期せぬタイミングというのはありません。
お客様のタイミングで、メールやチャットをしていただいても、私の方ではすぐに確認をするわけでもありません。
特に、チャットというと、時間差なしの会話のようなやり取りをイメージされるかもしれませんが、私がやっているチャットはどちらかといえばメールに近いです。
チャットを確認しに行かなくても、お客様からチャットがあれば、メールで届くようになっていますので、そのときに確認することができます。
HPにも申し込みやお問い合わせフォームを用意していますが、電話番号は載せていません。
電話じゃないので、何時に送っていただいても問題ないわけです。ただ先日問い合わせフォームの内容が営業だったときは、「お断りって書いてあるやん」とちょっとイラっとしましたが…。
その業種は、お断りに載せてなかったので、私の守備が弱かったということなのですが。
負けを認めて追加で記載しておきました。
電話・FAXを減らすための工夫
もし、電話を使うのが得意じゃないと言うのであれば、次のようなことをやってみるのも手です。
わたしがやっていることでもあります。
知らない番号はスルーする
知らない番号ならスルーしましょう。たいていは営業です。
わたしは知らない番号なら、ネットで検索して確認しています。ヒットしなければスルーです。
税理士という仕事をやっていると、電話をゼロにするというのは難しいのです。
税務署や銀行は電話がメインなのです。
特に税務署は電子申告を勧めている割には、連絡は電話オンリーというツッコミどころ満載なのですが。
固定電話対応として、IP電話番号をもっていて、税務署から連絡があった場合は、このIP電話番号にかかってくるようにしています。
なので、知らない番号ならスルーです。
あとは、不在になると、着歴のお知らせとメッセージを電話からでなく、メールから確認することができるようにしています。
使っているのが、SMARTalkというアプリで基本料は無料です。
お客様にお願いしてみる
お客様と電話でやりとりしていると、お客様の件数が多いほど時間をコントロールできなくなる可能性が高いです。
用件だけ話して、電話を切ればいいですが、相手との意思疎通も必要で、難しいところです。
思い切って、お客様にメールかチャットをお願いしてみましょう。
「今まで電話だったのに…」と言われるのでは？と思うかもしれませんが、意外とお客様も同じようなことを望んでいるケースもあります。
お客様も時間はじぶんでコントロールしたいでしょうから。
HPに電話番号を載せない
もし、電話を減らしたいのであれば、HPに電話番号を載せないという勇気も必要です。
「電話だから連絡しやすいし、お問い合わせが来なくなるのでは？」という考えもあるかもしれませんが、電話にしてお問い合わせをたくさんもらうのがいいかどうか？
それがお客様であるとは限りません。営業の可能性もあるのです。
さらにネットに公開しているわけですから、電話連絡の可能性を上げているようなものです。
もちろん、電話が好きならそれはそれ。ただ、依頼は電話でなくても、メールでもしていただけるという印象です。
先ほどの私のようにお問い合わせフォームから営業がやってくる可能性もありますが、対応にかかる時間は電話ほどではありません。
そもそもメールすらもらわなくてもいいように
お客様とのやり取りで、そもそもメールやチャットをもらう回数を減らすことも必要です。
メールやチャットがガンガンやってくるのも、それはそれで大変です。
何度もやり取りしなくていいように、
- ポイントを簡潔に書く
- 文字で説明が長くなるときは、画像やファイルで伝える
- Dropboxなどでファイル共有する
といったことをやっています。
こちらがチャットで文章をダラダラと書いてしまうのは、止めるようにしています。
これが結局、お客様に伝わりにくくなり、手間をかけさせてしまうことにもつながりますので。
返信の入力スキルを上げる
返信するなら、入力のスピードを上げるというのも必要でしょう。
例えば、スニペットツールを使ったりすると、返信も早くなるでしょう。わたしはDashというMac用のアプリを使っています。
とくにひとりでしごとをしているのであれば、電話との付き合い方は時間に大きく影響するので、付き合い方は考えておきたいところです。
今回の記事は、電話を減らしたいという声を聞いて書いてみました。同じ様に電話を使うことを減らしたいしたいという方の参考になれば幸いです。
【編集後記】
昨日は午後から実家へ。敬老の日が近いということで子どもたちから両親に手紙のプレゼント。2人ともうれしそうでした。買っていったケーキをじゃんけんで順番に選ぶという流れでわたしがショートケーキを選ぼうとしたら、長男(5)が「えー、いちごたべたい」と。じゃんけんの意味が…。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
ラ パティスリー シュシュ
