経理がたいへんだ…というのであれば、その負担感を減らす方法として「現金」をつかうのをやめるという方法があります。
まだ、「現金」使っているというのであれば、検討してみるのがおすすめです。
その「現金」はほんとうにある？
経理をするうえで、めんどくさいという感情をなくしたいのであれば、まっさきに手を付けたいのが現金です。
現金というのは管理がけっこう大変です。苦労している人も多いかと。
フリーランスやひとり社長なら、そもそも仕事のお金とプライベートのお金をわけていないことがほとんどです。
とはいえ、現金出納帳をつけて記録しているケースもあるわけです。
実際に現金出納帳の残高だけのお金が金庫にあるか？と言われれば、ないということのほうが多い…。
なかには「うちはきっちり管理しているよ」という表彰もののケースもあるかもしれませんが、それにしても管理は大変なはずです。
経費を使って現金で払ったのであれば、記録しておくことは必要でしょうが、なにも現金出納帳をつけるばかりが方法ではありません。
もし、ズバリ当てはまる…というのであれば、現金出納帳をつけることをやめて、さらに「現金」の科目を使うことに終止符をうつ、というをおすすめします。
「現金」科目に終止符をうつメリット
「現金」の科目をつかわないことでのメリットもあります。
おかしな現金残高がなくなる
「現金」の科目を使っていると、おかしなことが起こります。
たとえば、現金残高が100万円になっているとか、あるいは残高がマイナスになっているといったようなことです。
ここでいう「現金」というのは、仕事のサイフにあるべき現金を意味します。経理をして「現金」残高をチェックしてみると、「ほんとうにそんなに現金があるの？」というにわかに信じがたい状況になります。
「そんなにサイフ大きいの？」とツッコミが入っても仕方ないでしょう。
そして、マイナス残高の現金というのは、誰も体験したことがないはずのありえない話です。マイナスの現金ってなに？という話ですから。
ただ、「現金」の科目を使って経理をしていると、こういうことが実際に起こりえます。
もちろん、入力もれによるものですが、このつじつまを合わせるのは大変です。
こういうトラブルを回避するためにも、「現金」科目を使うことから卒業するのをおすすめしています。
領収書を発行しなくてもよくなる
もし、売上のお金を現金でもらっているというのであれば、やはり経理の負担は重くなります。
さらに、領収書を発行する必要があります。
これは相当な手間になります。ましてやもらう金額によっては収入印紙を貼って、消印（割り印）をしないといけません。
そこで、請求書に振込先の口座を記入し、そこに振り込んでもらうようにしましょう。
それによって「現金」の科目を使うことなく、「預金」の科目をつかうことになります。
預金だとネットバンクのデータを利用することができるので、結果として経理の大変さというのは減ることになります。
入力しなくてもよくなる
経理するためのデータがレシートしかないというと、もう入力するしかなくなります。「現金」の科目を使っているというのであれば、たいていはこのケースでしょう。
ですから、それ以外の道を探ります。
もちろん、レシートなどは保管する必要があるわけですが、現金払いするところをクレジットカード払いや振込み払いに変えてみる。
クレジットカードも預金もデータ連携ができるので、結果として「現金」の科目を使う必要もなくなります。
「それでも現金はゼロにはならない…」への対策
現金払いをゼロにできるかといえば、なかなかそうもいきません。
そこでおすすめしたいのが同じ現金でも電子マネーを使うという方法です。
電子マネーであれば、SuicaやQUICPayなど、会計ソフトへデータ連携できるものもあります。
ただ、電子マネーも使えないという場面もあります。現金払いは、やっぱりゼロにはならない…。
そこで経理のやり方を変えてみるというのも1つの方法です。
具体的には「現金」の科目をつかわずに、フリーランスなら「事業主借」や「事業主貸」を使う。会社の場合には「役員借入金」を使うという方法です。
- 経費をつかったとき → 「経費科目／事業主借（会社は役員借入金）」
- 口座からお金を引き出したとき → 「事業主貸（役員借入金）／普通預金」
というように。
ただ、会社のばあいには、役員借入金が役員貸付金にならないように注意する必要がありますが、いずれにしても「現金」をつかうのをやめることで、経理のめんどくささというのを減らすことはできます。
経理はやるべきことではありますが、やりやすくすることは欠かせません。その手段としてまずは「現金」を使うことに終止符をうってみませんか。
【編集後記】
昨日は午後から大雨で法人の決算や相続税の申告の仕事を。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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