クラウド会計を使っていても、ほんとうに経理を効率化できているかどうかはわかりません。
確かに便利な面もあるのですが、使い方を間違えていると、かえってあとから大変になることも多いです。
クラウド会計にできること
クラウド会計の特徴には、次のようなものがあります。
・ネットバンクやクレジットカードなどのデータを会計に取り込める
・学習機能があり、仕訳パターンを覚える
・給与や請求書ソフトなどと連携できる
・わからないことがあればチャットで確認できる
以前に比べれば、格段に使いやすくなっている会計ソフト。
イチから仕訳入力をしなくても、すでにあるデータを利用して経理することができるわけですから、その点は確かに効率化につながっています。
ただ、クラウド会計を入れたからといって、必ずしも経理が楽になるわけではありません。
使い方が間違っていると、あとでかえって大変な思いをすることもあるのです。
クラウド会計での残念なパターン
クラウド会計を使っているのに残念なパターンには、次のようなものがあります。
未仕訳のまま
クラウド会計は、他のサービスのデータを会計に連携させることができるわけですが、連携だけすれば、それでいいというものでもありません。
データ連携した後に、会計側で登録ボタンをクリックしないと、仕訳にならないものがほとんどです。（freeeは自動登録にすることができます。）
こんな感じで赤く「未仕訳〇〇件」と表示されているものは、データが届いているわけですが、このままの状態で放置されて、100件とか300件になっているケースも見たことがあります。
結果、その後の仕訳登録が大変で、登録ボタンをクリックした後に、次のページを表示させて、また次のページを登録、また次のページを…。
ひたすら登録していくという果てしない処理が続き、大変なことになります。
二重で登録している
データ連携したままにしている場合にあるのが二重計上です。
つまり、こういうことです。
データ連携したまま前述のように「未仕訳」で放置
↓
レシートや領収書などから仕訳登録
↓
同じ取引だったとかなり後になって気づく
こうなると、経費が余分に上がっていることになり、それまで見ていた数字は実はデタラメだったということになります。
結果として、2重で仕訳していた伝票の削除をしなければいけません。
どのレシートがデータ連携で入力の必要がなく、どれが入力が必要なのかというのは、すぐに処理しないと忘れます。
そもそも仕訳が正しくない
クラウド会計には学習機能があって、雲のマークをつけて科目の提案をしてくれます。
その科目が違うなら正しい科目に変更して登録。
次に同じ取引が出てくれば、その正しく設定された科目が表示され、あとは摘要の足りない部分を補足して、登録ボタンを押す、という流れなのですが、残念なことにそもそもの科目が正しくないというケースが見られます。
雲マークをつけて提案してくる科目が正しくないのに、「提案してくれているから…」なのか、とにかくそのまま登録ボタンをクリックしている。
結果的に何ヶ月もの仕訳について、修正が必要になります。一応、クラウド会計には一括修正という機能があるのですが、それを使うにしても、何度も処理が必要になりますし、クラウド会計に反映させるための更新を待たなければいけませんし、なかなか骨がおれます。
取引明細の摘要や会社名から判断しているだけで、正しいという判断は人がやらなければいけません。
最初がポイント 習ってみるのもいい
ということで。クラウド会計は便利な面もあるのですが、使い方を間違えると帰って大変なケースもあるわけです。
と言うと、クラウド会計の敷居を高いと感じるかもしれません。
逆に、使い方が正しければ、効率化につながるということです。
最初に、できるだけ入力しないで済むように工夫することや、データ連携したものが間違った科目に設定されないなど仕組みをつくっておくことが大事なわけです。
さっぱりわからないというのであれば、最初のしくみづくりを習ってみるというのも一つです。
フリーランスやひとり会社の方であれば、その後の経理自体は、税理士に頼まなくてもいいでしょう。むしろ自分でやるのが理想です。
自分で経理をしつつ、数字に触れてみることで、お金の流れ、利益が出ているかどうか、どうやって税金が計算されるかといったこともなんとなくわかってきます。
数字を見れるようになるには、まずは経理をじぶんでやってみて、数字に触れながら慣れていくというのも手です。
そうして数字に関心を持つようになって、日々チェックすることが大事だとわかってきます。
「なんとなくじゃダメなんじゃないの？」と思うかもしれませんが、なんとなくでも十分です。数字に関心が持てるだけでも一歩も2歩も前進です。
そのきっかけとして、まずはクラウド会計で経理しやすいような仕組みを考えてみるというのは悪くありません。
入力はできるだけ減らすというのが、経理の負担を減らすコツです。
【編集後記】
昨日は眼科に行った後は確定申告。夕方にはお客様とZoomを使っての打合せ。画面共有して疑問点、解決策の提案など。夜はひなまつりということで？丸くてかわいいお寿司を食べました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
丸いお寿司
Yeti
