クラウド会計、データ連携できて便利なのですが、使い方が違うとエライことに…。
使うなら最初のしくみづくりが肝心です。
クラウド会計 便利だけど…
クラウド会計、使ってみると確かに便利です。
- 勘定科目を提案してくれる
- データ連携してくれる
- タイムリーに数字がわかる
といったことがメリットです。
ただ、そのメリットも、上手に使っていれば…の話です。
実は、正しく設定がされていない、設定する科目が間違っているとなれば、結果としての数字はとても、とても正しいとは言えません。
間違った情報を伝えていては、間違った情報しか出さない、ということです。
クラウド会計は最初のしくみづくりが大事です。ここで間違えていると後でエライ目にあいます。
こんなクラウド会計はあとで大変
クラウド会計を導入していても、クラウド会計をうまく使えていないパターンというのを目にすることもあります。
未処理たくさん
しばしばクラウド会計の環境を見せていただくと、こういうのを目にすることがあります。
この例は未仕訳3件だけですが、この未仕訳が100件以上あるというケースです。
データ連携をしているといっても、クラウド会計にはデータ連携できても、この未仕訳を仕訳登録しないと、実績にも反映されず、経理しているとはいえません。
freeeは、取引ごとに設定変更すれば、自動仕訳にすることができます。
この対処法としては、当たり前ながら、未仕訳をできるだけゼロに近づけることです。
未仕訳300件とか表示されていては、いくらクラウド会計でも登録するのは大変なので。
クレジットカード連携しているのに…
今度はひとり会社によくある光景をご紹介します。
クレジットカードをデータ連携するように設定していました。
消耗品費 100 ／ クレジットカード（未払金をイメージ） 100
こんな仕訳をデータ連携からいくつも登録していくわけです。
ところが、このクレジットカードの残高がちっとも減らない。むしろ増えるばかり…。
よくよくチェックしてみると、個人名義のクレジットカード。
結果として、会社の預金口座のデータを連携していても、個人口座から引き落としされているので、支払いのデータは待てど暮らせど出てこないわけです。
個人口座でカード取引の決済がされているなら、対処方法の1つとして、個人が貸したお金ということで「役員借入金」に科目を変更する、で、法人のクレジットカードの連携を設定するなどの対策が必要です。
こんな感じで。
消耗品費 100 ／ 役員借入金 100
もし修正する仕訳がたくさんあるなら、一括修正で科目を変更することもできます。
もしかして二重仕訳かも…
クラウド会計ならではの間違いが、二重仕訳です。
例えば、A銀行の口座からB銀行の口座に資金移動した場合、A銀行の口座をデータ連携して、
6/13 B銀行 XXX ／ A銀行 XXX
と仕訳します。この仕訳は正しい。
でも、データ連携をしている場合、B銀行の口座のデータも同じようにデータ連携していると、まったく同じ取引のデータができるわけです。
6/13 B銀行 XXX ／ A銀行 XXX
そうすると、両方の口座をデータ連携しているため、結果として1つの取引で2つの仕訳ができてしまうという結末に。
これを1つのデータを仕訳対象外にするという方法もあるのですが、私はそれぞれのデータを活かして、対象外にはできるだけしないようにしています。
MFクラウドでAmazon と クレジットカードの連携データが重複する問題の解決方法は共存できる道を探すこと | GO for IT
（じゃないと、あれ？？どっちを対象外にするんだっけ？？となるので）
対策としては、B銀行のデータからこの仕訳を、
6/13 B銀行 XXX ／ 諸口（複合） XXX
A銀行のデータからこの仕訳を。
6/13 諸口 XXX（複合） ／ A銀行 XXX
こうすると、それぞれのデータを活かすことができるので。
ちなみに諸口は2つの仕訳を合体させるための、通過勘定とも言えます。
2つの仕訳の諸口が消えて、
6/13 B銀行 XXX ／ A銀行 XXX
が残ります。
クラウド会計を使うのに大事なこと
クラウド会計を使うなら、知っておいていただきたいのは、最初の設定が大事ってことです。
- 科目を提案してくれる…といってもその科目があっているとは限らない
- データ連携できない取引もまあまあある
- データ連携のエラーが出たままで放置し、数ヶ月以上前の銀行の入出金データが取れない
といったことも多いです。その結果、後で大手術が必要になることもあります。
なので、クラウド会計を入れるから、大丈夫。ではなく、クラウド会計を入れると少し楽になる。
で、最初のしくみつくりが肝心。しっかりやっておきましょう。
最初にきちんと設定しないと。やり直しにたくさんの時間が必要に。
データ連携できない取引については、Excelに入力してインポートを使うのも手です。
メルカリで買った本をどうやって経理する？ Excelマクロを使うのがいい | GO for IT
私は手で入力するのをできるだけ減らしたい派なので、インポートもできるならおすすめします。まぁ、難易度は高いかもしれませんが。
経理データのExcelインポート入門（マネーフォワードクラウド編） | GO for IT
【編集後記】
昨日は法人の月次と相続税の申告の仕事を。そのあとはいろいろ研究というか調査を。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
スタバ 香る煎茶×グリーンアップル
Dropbox新アプリ
