「な、なんで…赤字？？」
黒字だと思って、フタを開けてみたら赤字だった。よく聞く話です。
その原因は、大きな費用について、予防していないことにありました。
毎月数字を確認していたのになぜ…
利益が出ていると思っていても、期末を迎えてみたら実は赤字だったというのは、よく聞く話です。
そうならないように、毎月経理をして、
- 「利益がどのくらいか」
- 「お金はどのくらいあるか」
- 「これからどうする？」など
といったことをチェックすることをおすすめしています。
もし「毎月ちゃんと経理をしていた。それで利益が出ていると思っていた。」ということであれば、その毎月の経理処理が足りなかったと言わざるをえません。
11ヶ月目まで利益が出ていたのに、12ヶ月目で赤字になったということは、大きな費用が12ヶ月目に出ているということです。
『12ヶ月目で赤字に転落』の怪
毎月経理で数字を見るにしても、ただ取引したものだけを処理するだけでは足りません。
12ヶ月目、つまり決算月に大きな費用があるとわかっているならば、それを毎月の月次決算に反映させて、より判断しやすくしておく必要があります。
赤字に転落する原因になるもの、例えば、こんなものがあります。
＜原因あるある①＞減価償却費を期末まで処理していない
これが一番原因としては多いのではないでしょうか？
減価償却費はそれなりに金額が大きいものですが、お金が出ていかないこともあって、処理されていないことも多いです。
11ヶ月目まで減価償却費はゼロで、12ヶ月目で年額を計上すれば…、うーん。赤字になるのも納得。
お金にはなんの影響もないものの、決算書にはかなり影響ありです。
利益が黒字か赤字かでは、大きな違いです。特に金融機関の評価は。
対策としては、減価償却費の1年間の発生額を1/12しておくことです。
年間の減価償却費が120万円なら、毎月10万円ずつ、240万円なら毎月20万円ずつです。
そうすれば、11ヶ月目の時点で、年間の減価償却費の11/12は計上ずみのはず。
少なくともおどろくことはないですし、それまでにできることもあるはず。
＜原因あるある②＞年払い地代を支払日まで処理していない
大きな費用の支払いが期末にあるという場合、その経費をまとめて支払ったときに処理していると、やっぱり12ヶ月目に赤字になることはあるでしょう。
色々ありますが、例えば土地を賃料を年払いしているとか、保険料を年払いしているとか。
こういったものも、わかっているのであればやっぱり毎月1/12ずつ未払金で処理するとかで経費処理しておくべきでしょう。
- 『前期の実績を見て大きな費用はどれか？』を探してみる。
- 前期はなかったけど今期発生する費用で大きなものがある
というのであれば、それを毎月均等に見積もって計上しておくのをおすすめします。
＜原因あるある③＞仮払金を処理していない
12ヶ月目になったら赤字になっていた。
よくみると、前月まであった仮払金がなくなっている。
毎月経理しているときには、内容がわからなくてとりあえず仮払金で処理。
決算が近いからあわてて仮払金を正しい科目で処理したという…。
正直、こういうのがあるかぎり、毎月経理して数字を見ているとは言えません。
もちろん、毎月の利益も正しいものとはいえません。
仮払金があると、雑費と同じように「とりあえずわからないから…」となんでも入れがちです。
「これ何なの？」とその中身を疑われる仮払金、できるだけ使わないようにしておくべきでしょう。
『大きな費用は毎月/12ずつ計上しておく』が正解
何のために毎月経理をするのか？
「仕事は順調か？、どのくらい利益が出ているか？」、「お金はどのくらいあるか？」
数字を見て、これから先の行動を決めるためです。
それが期末にある大きな費用を見積もっていなかったなら、台無しになってしまいます。
大きな費用があるなら、毎月の経理で反映させるようにしましょう。
これは税金の申告をするためではなく、
- 毎月数字を見て現在地をチェックするために、毎月の数字をより正しい判断ができるものにしておく
- 初期設定の科目にとらわれず、自分がパッと見てわかるような科目を使う
など、使いやすいようにしておかないと意味がありませんから。
より数字を使いやすいものにするために、大きな費用については、毎月1/12ずつ計上しておきましょう。
【編集後記】
昨日はセミナーの資料最終チェックと法人の月次処理など。今朝、amazonで本を買ったのですが、それがさっき届きました。これまでは早くても翌日到着でしたが、当日に届いたのは今回初めてでびっくりです。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
Googleアナリティクス データ保存設定変更
