ショートカットキーを覚えることがPC操作の効率化につながります。
ショートカットキーは全部で300を超えるそうです。
その中でデータ処理にすぐ使えるショートカットキーを３つ紹介します。
たくさんのデータから必要なデータだけ検索したい場合には 「Ctrl」+「F」
データが多ければ、多いほど目視でデータを探すのは、時間がかかるし、大変です。
そんな時はやはりPCの能力を活用して、一瞬で探し出したいものです。そんな時には「検索」機能が便利です。
具体例で見てみます。Excelのデータで見てみましょう。
同窓会の出席者名簿です。（データは記事の関係上少なくしてあります。）
この中から鈴木さんを探したいです。検索のショートカットキーは「Ctrl」+「F」を押してみましょう。
検索窓が現れるので、今回検索したい情報である「鈴木」を入力して「Enter」を押すと、見事に「鈴木」を検索してくれます。
このときに「すべて検索」を選択すると、「鈴木」のあるセルがすべて検索されます。「次を検索」を押すと１つずつ順番に検索されます。
検索のショートカットキーは、ExcelでもWordでもPDFでも、このブログを書いているソフトwordpressでも使えます。結構便利で私も重宝しています。
ちなみに弥生会計で「Ctrl」+「F」を押すと、前行複写になります。ちょっとExcelなどとは操作が違いますのでご注意を。
データが間違っていた 一瞬で置き換えたい 「Ctrl」＋「H」で置換
資料を作ったけど、よく見たら間違っていたということはありませんか。この場合データが多いほど、その同じ間違いを探す時間もロスになってしまいます。
しかも、ミスの拾い漏れもあるかもしれません。
そんなときに覚えておくと便利なのが置換（ちかん）のショートカットキーです。
事例で見てみます。
同窓会の会費がよく見たら男性は10,000円で見込んでいたけど、9,000円でよかったから修正したいといった場合、
置換のショートカットキー「Ctrl」+「H」を押してみましょう。
このとき、「置換する前の数字や文字列」と「置換したい数字や文字列」を指定します。
今回の場合では、10,000を9,000に変更しますので、「検索する文字列」は「10,000」、「置換後の文字列」を「9,000」にして、すべて置換をクリックすると、
10,000がすべて9,000に変わりました。データがたくさんある場合には本当に使えるショートカットキーです。
実は検索と置換はセットになっているので、一度検索をしていれば検索⇔置換はクリック１つでも入れ替えはできます。
パソコンの変換ミスがあってもとりあえず全部やりきって、後で置換で一発修正するという方もいます。
変換でスペースキーを何度も押すのが、時間のロスになってしまうからということです。
スピードにこだわる方は、徹底していますね。
上に表示されたデータをそのままコピーしたい 「Ctrl」+「D」
上で入力したデータを下に同じようにコピーしたいということが、パソコンで仕事をしているとよくあります。
そんなときに使いたいのが「Ctrl」+「D」です。
具体例で見てみます。
同窓会に清水さんが参加できるようになりましたので、リストに追加します。
コピーしたい範囲を選択して、「Ctrl」+「D」を押すと、
上のデータがコピーされました。これはコピーしたいセルが多くてもできます。
コピーしたい部分をShift＋→や↓で範囲指定をしておいて、「Ctrl」+「D」で、
このようにコピーすることもできます。まぁ、清水さんはこんなにいないんでしょうけど・・・^^;
今回のショートカットキーも比較的キーが近いところにあるので、使いやすいと思いますし、どれもパソコンで仕事をする場合には欠かせないものばかりです。
ショートカットキーを使ってパソコンスキルの効率化をしてみましょう。
その後に更新した記事です。（2016.9.15）
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【編集後記】
昨日は午後からExcelの研修に参加。日頃の自分のExcelスキルを再確認し、新しいマクロの世界を見ることができました。特にマクロはできるだけ触っていかないと忘れちゃいそうです。^^;
